14 Nov ¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas del negocio?

La pregunta que todas las empresas y autónomos se hacen es: ¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

Para una explicación completa, vamos a ver las tres principales normativas que establecen el plazo de conservación de las facturas y justificantes de sus operaciones.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas desde el punto de vista fiscal? 

Como ya hemos comentado en nuestra guía de obligaciones fiscales para empresas y autónomos, en la parte 7 de la guía dedicada a las obligaciones de facturación señalábamos que había que conservar las facturas durante el plazo de prescripción de los impuestos que es de 4 años desde que se termina el plazo para presentarlos.

Así pues, si por ejemplo, el 25 de julio de 2014 se presentó el Impuesto de Sociedades correspondiente al ejercicio 2013, el plazo de prescripción ha terminado el 25 de julio de 2018 (4 años) y por lo tanto, a efectos fiscales, ya no existe obligación de conservar las facturas y justificantes que se hayan utilizado para determinar el rendimiento del ejercicio.

Y en el caso de tener pérdidas, ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Siguiendo el ejemplo anterior, en el caso de que haya pérdidas en un ejercicio y estas pérdidas se compensen en ejercicios posteriores, el plazo de prescripción termina a los 4 años de haber presentado el Impuesto de Sociedades del ejercicio en que se han aplicado la compensación de bases imponibles negativas (pérdidas).

Por ejemplo, si en el ejercicio 2017 se han compensado las pérdidas ocasionadas en el Impuesto de Sociedades del ejercicio 2014, el plazo de presentación del ejercicio 2017 fue el 25 de julio de 2018 y, por lo tanto, habría que guardar todas las facturas y justificantes del ejercicio 2014 hasta el 25 de julio de 2022, que es la fecha en la que prescribe las bases imponibles negativas aplicadas y es el tiempo del que dispone la Agencia Tributaria para poder comprobar si esas pérdidas son fiscalmente deducibles o no.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de adquisición de bienes de inversión?

En el caso de las facturas de adquisición de bienes de inversión, hay que conservar las facturas mientras que el bien de inversión se esté amortizando fiscalmente para que se pueda comprobar el precio de adquisición y la fecha de activación para el cálculo de las amortizaciones.

Por ejemplo, en 2017 terminamos de amortizar un bien de inversión, como el impuesto de sociedades se ha presentado el 25 de julio de 2018, habrá que guardar la factura o justificante de la adquisición del bien de inversión hasta el 25 de julio de 2022.

Como conclusión, el plazo de prescripción empieza a computar a partir del último día de presentación del impuesto fijado por la Administración. A partir de ese día empieza a computar los 4 años.

¿Y desde el punto de vista mercantil?

En este caso nos tenemos que remitir al art. 30.1 del Código de Comercio que establece:

«Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.»

 

A tener en cuenta en materia de prevención de blanqueo de capitales

El art. 25.1 de la Ley de Blanqueo de Capitales establece lo siguiente:

«Los sujetos obligados conservarán durante un período de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación. Transcurridos cinco años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, aquellos encargados de su defensa legal. «

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